Informe de seguimiento y cédulas de observaciones
3.3 Informe de auditoría de seguimiento (Secretaría de la Función Pública)
El resultado de las acciones posteriores que lleva a cabo la entidad examinada, para solventar las observaciones que detectó el auditor, se supervisa a través de una auditoría de seguimiento.
Como parte de estas actividades el auditor debe cerciorarse que el titular de la entidad auditada, se comprometa a que se cumplan las recomendaciones en las fechas estipuladas.
Así mismo, debe evaluar si las recomendaciones emitidas y puestas en marcha por la entidad, logran los resultados y mejoras esperados; en caso contrario, el auditor podrá implementar las acciones que a su juicio considere necesarias, para lograr su solución definitiva.
La Cédula de Seguimiento contiene los siguientes datos:
- Nombre del ente correspondiente.
- Número de auditoría en la que se generó la observación.
- Número asignado a la observación en la auditoría original.
- Iniciales de la instancia fiscalizadora que generó la observación (AE, ASF, OIC, UAG, entre otros).
- Monto por aclarar determinado en la observación original.
- Monto por recuperar determinado en la observación original.
- Número consecutivo que corresponde a la cédula y al total de las cédulas elaboradas en el seguimiento.
- Número de seguimiento.
- Saldo por aclarar del monto determinado en la observación original.
- Saldo por recuperar del monto determinado en la observación original.
- Porcentaje de avance alcanzado a la fecha del seguimiento.
- Nombre del sector al que pertenece el ente auditado.
- Clave presupuestaria del ente auditado.
- Nombre de la unidad auditada a la que se practica el seguimiento de las observaciones.
- Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado-.
- Transcribir la observación y recomendación original a la cual se dio seguimiento, tal como se encuentran en la cédula de observaciones original, fundamentos legales no se incluyen.
- Resumen de las acciones implantadas por las áreas responsables de dar atención a las recomendaciones señaladas en la observación original, montos aclarados y/o recuperados. Argumentos para dar por solventada o no la observación.
- Nombre y firma del auditor público que practicó el seguimiento y del jefe de grupo.
3.4 Cédula de observaciones
La presentación de las observaciones a los responsables de las operaciones examinadas, así como al personal con atribuciones para tomar decisiones de la entidad auditada, se llevará a cabo en una reunión previa, antes de su inclusión formal en el informe de auditoría.
Esta reunión tiene por objeto dar al auditor la certeza de que los hallazgos detallados en las cédulas de observaciones y las soluciones propuestas, son viables de implantarse en la entidad.
Si en el curso de su trabajo el auditor detecta presuntas responsabilidades de tipo administrativo y/o penal, se procederá a elaborar el Informe de presunta responsabilidad administrativa y a integrar el respectivo expediente.
La siguiente es la información que debe contener la Cédula de Observaciones
- Nombre del ente correspondiente.
- Número consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del índice y se numerará una vez que se cuente con el informe completo.
- Número de auditoría.
- Número asignado a la observación dentro de la auditoría.
- Importe expresado en miles de pesos del total de los procesos, programas u operaciones del concepto susceptible de revisar, cuando proceda cuantificar.
- Importe revisado, expresado en miles de pesos, que forma parte del importe identificado en el punto 5 como fiscalizable.
- Importe expresado en miles de pesos, que deberá ser aclarado, en su caso.
- Importe expresado en miles de pesos, que deberá ser reembolsado, en su caso.
- Clasificación de la observación conforme se señale en los “Lineamientos Generales para la Presentación de los Informes y Reportes del Sistema de Información Periódica”.
- Nombre del sector al que pertenece el ente.
- Clave presupuestaria del sector al que pertenece el ente.
- Nombre de la unidad auditada.
- Clave del programa y descripción de la auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo detallado.
- Observación Título: Describir de manera concisa el concepto de la observación. Observación: Plantear de manera clara y precisa las situaciones, hechos, conductas u omisiones detectadas, con la identificación de los elementos que la constituyen y, en su caso, la integración de los importes por recuperar y/o aclarar expresados en pesos. Fundamento legal: En su caso, indicar los artículos o referencias de las leyes, reglamentos y toda normatividad transgredida, por los actos u omisiones descritos en la observación.
- Recomendaciones: Correctiva: Proponer acciones inmediatas de solución a los hechos observados. Preventiva: Propuesta que permita prevenir la recurrencia de las observaciones determinadas, que elimine las causas que las originaron o que promuevan una mejora.
- Fecha compromiso, anotar día, mes y año en el que el servidor público responsable encargado de su atención se compromete a atender las recomendaciones propuestas, sin exceder de un plazo de 45 días hábiles; quien debe firmar cada cédula anotando su nombre, cargo y fecha de firma.
- Nombre, cargo y firma del auditor público que detectó la observación y del Jefe de Grupo.
- Fecha de elaboración de la Cédula de Observaciones.
